OSS-Verfahren: Alles Wissenswerte für Unternehmen

Das One-Stop-Shop-Verfahren vereinfacht seit Juli 2021 die umsatzsteuerliche Abwicklung im europäischen E-Commerce. Statt komplexer Mehrfachregistrierungen genügt heute häufig eine zentrale Meldestelle für alle EU-Fernverkäufe und digitalen Dienstleistungen. Erfahren Sie, wie Sie das OSS-Verfahren optimal nutzen und durch Automatisierung Zeit und Kosten sparen.

Das Wichtigste in Kürze

OSS-Verfahren einfach erklärt: Definition und Zweck

Das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) gilt seit Juli 2021. Es vereinfacht die umsatzsteuerliche Abwicklung im grenzüberschreitenden europäischen Handel. Dieses zentrale Besteuerungsverfahren ermöglicht es Unternehmen, ihre EU-weiten B2C-Fernverkäufe und elektronischen Dienstleistungen über eine einzige Anlaufstelle – das Bundeszentralamt für Steuern – abzuwickeln.

Stellen Sie sich vor: Anstatt sich in jedem EU-Mitgliedstaat separat für die Umsatzsteuer zu registrieren, melden und zahlen Sie alle relevanten Umsätze gebündelt über das BZSt-Portal. Die deutsche Finanzverwaltung übernimmt dann die Verteilung der Steuerbeträge an die jeweiligen Mitgliedstaaten.

Die drei Säulen des OSS-Systems

Union-OSS: Für in der EU ansässige Unternehmen, die Fernverkäufe oder elektronische Leistungen an Endverbraucher in anderen EU-Ländern tätigen. Dies ist die häufigste Variante für deutsche Online-Händler.

Nicht-EU-OSS: Speziell für Unternehmen außerhalb der EU konzipiert, die digitale Dienstleistungen an EU-Verbraucher erbringen. Diese können sich in einem beliebigen Mitgliedstaat registrieren.

Import-OSS (IOSS): Vereinfacht die Einfuhr von Sendungen mit einem Wert bis 150 EUR aus Drittländern. Die Umsatzsteuer wird bereits beim Kauf erhoben, wodurch zusätzliche Importgebühren entfallen.

Das OSS-Verfahren ist eng verzahnt mit der kommenden EU-Initiative „VAT in the Digital Age (ViDA)“, die ab 2028 weitere Vereinfachungen und digitale Innovationen im Bereich der Mehrwertsteuer bringen wird.

Anwendungsbereich: Fernverkäufe und digitale Leistungen

B2C-Fernverkäufe im Detail

Innergemeinschaftliche Fernverkäufe umfassen alle Warenlieferungen an Privatpersonen oder nicht-vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen in anderen EU-Mitgliedstaaten. Typische Szenarien:

• Online-Shops: Versand physischer Produkte an Endverbraucher
• Marktplatz-Verkäufe: Direktverkäufe über Amazon, eBay oder andere Plattformen
• D2C-Marken: Direct-to-Consumer-Geschäftsmodelle mit europaweiter Auslieferung

Wichtige Ausnahmen: Fahrzeuglieferungen, verbrauchsteuerpflichtige Waren (Alkohol, Tabak) und Lieferungen mit Montage fallen nicht unter das OSS-Verfahren. Bei Lagerung der Ware im Bestimmungsland kann eine lokale Registrierungspflicht bestehen.

Elektronische Dienstleistungen

Das OSS-Verfahren erfasst sämtliche auf elektronischem Weg erbrachte Dienstleistungen an Privatpersonen:

• Software-as-a-Service (SaaS): Cloud-Anwendungen, Abonnements, Online-Tools
• Digitale Inhalte: E-Books, Musik-Downloads, Streaming-Dienste, Online-Kurse
• Hosting und Cloud: Webhosting, Datenspeicherung, Domain-Services

Die Abgrenzung zu B2B-Leistungen erfolgt über die Unternehmereigenschaft des Empfängers. Bei Geschäftskunden greift das Reverse-Charge-Verfahren, wodurch diese Umsätze nicht ins OSS-Verfahren fallen. Eine sorgfältige USt-ID-Prüfung ist daher essentiell.

Plattform-Geschäfte und Liefererfiktion

Bei Verkäufen über elektronische Marktplätze kann die sogenannte „Liefererfiktion“ greifen. Der Marktplatzbetreiber wird dann steuerlich so behandelt, als würde er selbst liefern. Dies betrifft:

• Fernverkäufe von außerhalb der EU ansässigen Unternehmern
• Lieferungen aus Drittlandslagern an EU-Verbraucher

In diesen Fällen übernimmt ggf. der Marktplatz die OSS-Meldung. Prüfen Sie Ihre Plattform-Vereinbarungen genau, um Doppelbesteuerung zu vermeiden.

Sonderfall: Fulfillment-Lager in anderen EU-Ländern

Eine wichtige Ausnahme ergibt sich, wenn Händler grenzüberschreitende Fulfillment-Lösungen nutzen. Dies betrifft insbesondere Online-Händler, die ihre Ware in mehreren EU-Ländern lagern.

Typische Szenarien:

• Amazon FBA: Teilnahme am Programm für Mitteleuropa mit automatischer Warenverteilung auf mehrere Lager (z.B. Deutschland, Polen, Tschechien)
• Eigene Fulfillment-Center: Betrieb von Lagerstandorten in verschiedenen EU-Mitgliedstaaten
• Third-Party-Logistics: Nutzung externer Logistikdienstleister mit EU-weitem Lagernetzwerk

Umsatzsteuerrechtliche Konsequenzen: Die Lagerung von Ware in einem anderen EU-Mitgliedstaat löst grundsätzlich eine umsatzsteuerliche Registrierungspflicht in diesem Lagerland aus. Diese geht über das OSS-Verfahren hinaus und ist nicht Gegenstand dieses Überblicks.

Entscheidend: Erfolgt eine Lieferung vom Lagerland in dasselbe Land (z.B. Lager in Polen → Kunde in Polen), handelt es sich um eine Inlandslieferung im jeweiligen Mitgliedstaat. Diese Umsätze:

• Fallen nicht unter das OSS-Verfahren
• Müssen lokal im Lagerland gemeldet werden
• Unterliegen dem lokalen Umsatzsteuersatz und den nationalen Meldepflichten

Automatisierung ist essentiell: Für Online-Händler mit hohen Transaktionsvolumen und komplexen Fulfillment-Szenarien ist eine automatisierte Lösung unverzichtbar. Diese muss in der Lage sein:

• Automatisch zwischen OSS-Sachverhalten und Inlandslieferungen in anderen EU-Staaten zu unterscheiden.
• Den Versandursprung (Lagerland) korrekt zu identifizieren und zuzuordnen.
• Beide Sachverhalte getrennt und korrekt zu kontieren (OSS-Konten vs. lokale Erlöskonten).
• Korrekt zwischen B2B- und B2C-Lieferungen zu unterscheiden. Hier ist zu beachten, dass B2B-Lieferungen mit fehlenden Voraussetzungen (z. B. durch fehlende oder fehlerhafte USt.-Id.-Nr.) nicht als B2C-Lieferung behandelt werden dürfen ud keinen OSS-Sachverhalt auslösen.

EasyPliant unterstützt diese komplexen Szenarien durch intelligente Erkennung der Fulfillment-Standorte und automatische Zuordnung zu den korrekten steuerlichen Behandlungen. Dies stellt sicher, dass sowohl OSS-Meldungen als auch lokale Umsatzsteuer-Voranmeldungen fehlerfrei erfolgen.

OSS-Lieferschwelle: Ab wann greift das Verfahren?

Die EU-weite Bagatellgrenze von 10.000 EUR netto pro Jahr markiert den Übergang vom Ursprungs- zum Bestimmungslandprinzip. Diese Schwelle gilt kumulativ für alle innergemeinschaftlichen Fernverkäufe und elektronischen Dienstleistungen an Privatpersonen.

Praktische Auswirkungen der Lieferschwelle

Unter 10.000 EUR: Sie können weiterhin die deutsche Umsatzsteuer anwenden (Ursprungslandprinzip). Dies vereinfacht die Abwicklung für Kleinstunternehmer erheblich.

Über 10.000 EUR: Automatischer Wechsel zum Bestimmungslandprinzip. Sie müssen:

• Die Steuersätze des jeweiligen Empfängerlandes anwenden
• Sich für das OSS-Verfahren registrieren oder
• Alternativ lokale Registrierungen in jedem Lieferland vornehmen

Monitoring und Compliance

Moderne E-Commerce-Systeme sollten die Lieferschwelle automatisch überwachen. Implementieren Sie:

• Echtzeit-Tracking: Dashboard mit aktuellem Stand der EU-Umsätze
• Automatische Alerts: Benachrichtigung bei Annäherung an die Schwelle
• Steuersatz-Switching: Automatische Umstellung auf Bestimmungsland-Steuersätze

Die Integration mit Ihrer DATEV-Schnittstelle ermöglicht dabei eine nahtlose Überwachung und rechtzeitige Anpassung der Prozesse.

Rechnungen und Aufzeichnungspflichten

Dokumentationsanforderungen nach GoBD

Die ordnungsgemäße Aufzeichnung aller OSS-relevanten Geschäftsvorfälle ist essentiell für die Betriebsprüfung. Folgende Daten müssen Sie 10 Jahre aufbewahren:

Transaktionsdaten:

• Eindeutige Rechnungsnummer und Transaktions-ID
• Datum der Lieferung oder Leistung
• Art und Menge der gelieferten Gegenstände bzw. Art der Dienstleistung
• Bemessungsgrundlage nach Steuersätzen aufgeschlüsselt

Kundendaten:

• Name und Lieferadresse des Empfängers
• Bei digitalen Leistungen: zwei übereinstimmende Standortnachweise
• Bestimmungsland und angewendeter Steuersatz

Zahlungsnachweise:

• Zahlungsdatum und -betrag
• Verwendete Währung und Umrechnungskurs
• Zahlungsdienstleister und Transaktionsreferenz

Verfahrensdokumentation für OSS

Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation muss den gesamten OSS-Prozess abbilden:

• Datenerfassung aus Shop-Systemen und Marktplätzen
• Ermittlung des Bestimmungslandes
• Steuersatz-Mapping und Berechnung
• Erstellung der OSS-Meldung
• Archivierung und Datensicherung

Die Automatisierung über eine spezialisierte Software wie EasyPliant stellt sicher, dass alle Anforderungen erfüllt werden und reduziert manuelle Fehlerquellen.

OSS-Verfahren anmelden: So geht es Schritt für Schritt

Voraussetzungen für die Registrierung

Bevor Sie mit der OSS-Anmeldung beginnen, stellen Sie sicher:

• USt-IdNr.: Gültige deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• BZSt-Portal: Zugang zum BOP (BZSt-Online-Portal) mit ELSTER-Zertifikat
• Bankverbindung: SEPA-fähiges Geschäftskonto für Lastschriftverfahren
• Stammdaten: Aktuelle Unternehmensangaben und Ansprechpartner

Der Anmeldeprozess im Detail

Schritt 1: BZSt-Portal aufrufen
Melden Sie sich mit Ihrem ELSTER-Zertifikat im BOP an und wählen Sie "OSS-Verfahren" aus dem Menü.

Schritt 2: Verfahrensvariante wählen

• Union-OSS für EU-Unternehmen mit Fernverkäufen
• Nicht-EU-OSS für Drittlandsunternehmen
• IOSS für Importsendungen bis 150 EUR

Schritt 3: Stammdaten eingeben
Erfassen Sie Ihre Unternehmensdaten, Bankverbindung und bevollmächtigte Vertreter.

Schritt 4: Startdatum festlegen
Die Teilnahme beginnt immer zum ersten Tag eines Quartals. Bei unterjähriger Anmeldung wählen Sie das nächstmögliche Quartal.

Schritt 5: Bestätigung abwarten
Das BZSt prüft Ihre Angaben und sendet eine Registrierungsbestätigung mit Ihrer OSS-Identifikationsnummer.

Praxis-Tipps für die Registrierung

• Frühzeitig anmelden: Planen Sie mindestens 4 Wochen Vorlauf ein
• Steuersätze vorbereiten: Erstellen Sie eine Übersicht aller EU-Steuersätze
• Systeme anpassen: Konfigurieren Sie Ihr Shop-System für die korrekte Steuerberechnung
• Vertretung regeln: Benennen Sie einen Steuerberater als Vertreter für Urlaubszeiten

Fristen: OSS-Meldung pro Quartal

Die wichtigsten Termine im Überblick

Das OSS-Verfahren folgt einem quartalsweisen Rhythmus mit festen Abgabefristen:

Q1 (Januar-März): Abgabe bis 30. April
Q2 (April-Juni): Abgabe bis 31. Juli
Q3 (Juli-September): Abgabe bis 31. Oktober
Q4 (Oktober-Dezember): Abgabe bis 31. Januar

Die Meldung muss immer bis zum letzten Tag des Folgemonats nach Quartalsende erfolgen – unabhängig davon, ob dieser auf einen Werktag fällt.

Korrekturen und Berichtigungen

Fehler in bereits abgegebenen OSS-Meldungen können Sie wie folgt korrigieren:

Innerhalb von 3 Jahren: Berichtigungen erfolgen über eine korrigierte Meldung im BZSt-Portal
Negative Beträge: Retouren und Gutschriften werden als negative Umsätze im aktuellen Quartal erfasst
Rabatte und Skonti: Nachträgliche Preisminderungen reduzieren die Bemessungsgrundlage im Korrekturquartal

Konsequenzen bei Fristversäumnissen

Verspätete oder fehlerhafte OSS-Meldungen können ernste Folgen haben:

• Schätzungen: Mitgliedstaaten können Umsätze schätzen
• Säumniszuschläge: Bis zu 10 % der geschuldeten Steuer
• Sperrung: Nach dreimaliger Säumnis droht der OSS-Ausschluss für 2 Jahre
• Lokale Registrierung: Dann müssen Sie sich wieder in jedem Land einzeln registrieren

Organisation und Compliance

Implementieren Sie robuste Prozesse für pünktliche OSS-Meldungen:

• Automatische Erinnerungen: Kalendereinträge 14 Tage vor Frist
• Vier-Augen-Prinzip: Doppelte Kontrolle aller Meldedaten
• Vertretungsregelung: Backup-Verantwortliche für Krankheit/Urlaub
• Dokumentation: Protokolle aller eingereichten Meldungen und Zahlungen

EU-OSS-Zahlung korrekt abwickeln

Der Zahlungsweg im Detail

Nach Abgabe der OSS-Meldung erfolgt die Zahlung zentral an die deutsche Bundeskasse:

Empfänger: Bundeskasse Trier
IBAN: Die spezifische IBAN erhalten Sie mit der Registrierungsbestätigung
Verwendungszweck: OSS-ID-Nummer + Quartal (z.B. "DE123456789Q12024")

Das BZSt verteilt die eingegangenen Beträge automatisch an die jeweiligen EU-Mitgliedstaaten. Sie müssen sich nicht um Einzelüberweisungen kümmern.

Zahlungsfristen und -modalitäten

Fälligkeit: Zeitgleich mit der Meldungsfrist (letzter Tag des Folgemonats)
Zahlungsart: SEPA-Lastschrift (empfohlen) oder Überweisung
Währung: Immer in Euro, auch bei Umsätzen in anderen Währungen

Bei Umsätzen in Nicht-Euro-Währungen gilt der EZB-Referenzkurs des letzten Tages im Meldezeitraum.

Umgang mit Zahlungsproblemen

Teilzahlungen: Möglich, aber alle Beträge müssen bis zur Frist eingehen
Nachzahlungen: Bei Korrekturen zusätzliche Überweisung mit angepasstem Verwendungszweck
Erstattungen: Erfolgen automatisch bei negativen Korrekturen

Häufige Fehler vermeiden:

• Falscher Verwendungszweck führt zu Zuordnungsproblemen
• Verspätete Zahlung löst Mahnverfahren in Mitgliedstaaten aus
• Fehlende Deckung bei Lastschrift kann zur OSS-Sperre führen

Automatisierung: OSS-Meldung über DATEV sauber umsetzen

End-to-End-Datenfluss optimieren

Die nahtlose Integration Ihrer E-Commerce-Systeme mit DATEV über spezialisierte Middleware wie EasyPliant revolutioniert die OSS-Abwicklung:

Datenerfassung:

• Automatischer Import aus Shopify, WooCommerce, Amazon, eBay
• API-Anbindung an Zahlungsdienstleister (PayPal, Stripe, Klarna, Mollie)
• Echtzeit-Synchronisation aller Transaktionen

Verarbeitung:

• Intelligente Zuordnung zum korrekten EU-Land
• Automatisches Steuersatz-Mapping
• Währungsumrechnung nach EZB-Kursen
• Erkennung von B2B-Transaktionen

DATEV-Export:

• Vorkontierte Buchungssätze im DATEV-Format
• Separate OSS-Auswertungen nach Ländern
• Automatische Kennzeichnung für OSS-Meldung

Kontierung und Kontenrahmen

Für die saubere OSS-Verbuchung in DATEV empfehlen wir folgende Kontenstruktur:

SKR 03:

• 8320: Erlöse nach EU-Ländern
• 1767: OSS-Umsatzsteuer-Konten
• 1754: Steuerzahlungen an andere Länder

SKR 04:

• 4320: Erlöse nach EU-Ländern
• 3817: OSS-Umsatzsteuer-Konten
• 3854: Steuerzahlungen an andere Länder

Qualitätssicherung und Kontrolle

Automatisierte Plausibilitätsprüfungen sichern fehlerfreie OSS-Meldungen:

Datenvalidierung:

• Vollständigkeit aller Pflichtfelder
• Plausibilität der Steuersätze
• Dubletten-Prüfung
• Negativ-Listen für Betrugsschutz

Abstimmungen:

• Soll-Ist-Vergleich Shop vs. Buchhaltung
• Kontrolle der Lieferschwellen-Überschreitung
• Abgleich Zahlungseingänge mit Rechnungen
• Quartalssummen vs. OSS-Meldung

Reporting:

• Dashboard mit OSS-relevanten KPIs
• Automatische Warnungen bei Auffälligkeiten
• Exportfunktion für Betriebsprüfung
• Audit-Dokumentation aller Änderungen

Fazit: OSS-Meldung – fristgerecht, skalierbar, prüfungssicher

Das OSS-Verfahren hat den grenzüberschreitenden E-Commerce in der EU grundlegend vereinfacht. Statt komplexer Mehrfachregistrierungen genügt heute eine zentrale Meldestelle für alle EU-Fernverkäufe und digitalen Dienstleistungen.

Die Erfolgsformel für Ihr OSS-Management

Datenqualität bildet das Fundament: Nur mit sauberen Stammdaten, korrektem Länder-Mapping und präzisen Steuersätzen funktioniert das System reibungslos.

Fristentreue ist nicht verhandelbar: Quartalsweise Meldungen und Zahlungen müssen pünktlich erfolgen, um Sanktionen und Sperrungen zu vermeiden.

Automatisierung macht den Unterschied: Manuelle OSS-Prozesse sind fehleranfällig und zeitraubend. Moderne Software-Lösungen schaffen Effizienz und Sicherheit.

Ihre Vorteile durch professionelle OSS-Abwicklung

• Weniger Bürokratie: Eine Meldung statt 26 nationale Registrierungen
• Höhere Rechtssicherheit: Einheitliche Regeln und Ansprechpartner
• Bessere Skalierbarkeit: Europaweite Expansion ohne Verwaltungsaufwand
• Schnellere Prozesse: Automatisierung spart bis zu 90 % der Bearbeitungszeit

Jetzt handeln und OSS-Prozesse optimieren

Die Komplexität des OSS-Verfahrens erfordert spezialisierte Expertise und moderne Technologie. Mit EasyPliant als Ihrem Partner für die E-Commerce-Buchhaltung meistern Sie alle Herausforderungen:

• Nahtlose Integration aller Verkaufskanäle und Zahlungsdienstleister
• Automatische OSS-Erkennung und korrekte Zuordnung
• DATEV-konforme Aufbereitung ohne manuelle Nacharbeit
• Revisionssichere Dokumentation für Betriebsprüfungen

Vereinbaren Sie jetzt eine Demo und erfahren Sie, wie Sie Ihre OSS-Prozesse automatisieren und gleichzeitig die Compliance sicherstellen können.

Dieser Artikel wurde zuletzt aktualisiert am 11. November 2025. Alle Angaben zu gesetzlichen Regelungen entsprechen dem Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung und stellen keine steuerliche Beratung dar. Für verbindliche Auskünfte konsultieren Sie bitte Ihren Steuerberater.

Valentin Gavilan

Tax Specialist E-Commerce / Online-Händler

Steuerfachangestellter, Fachassistent für Digitalisierung und zertifizierter „Tax Specialist E-Commerce“. Beschäftigte sich schon in seiner Ausbildung primär mit dem Thema Onlinehandel, als das noch Stirnrunzeln auslöste.

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