Billbee-API für DATEV: Automatisierte Buchhaltung für den E‑Commerce
E‑Commerce Händler, die Billbee als zentrale ERP-Plattform nutzen, stehen vor komplexen buchhalterischen Herausforderungen. Die manuelle Übertragung von Erlösdaten aus Billbee in die Buchhaltung kostet nicht nur Zeit, sondern birgt auch Fehlerrisiken. Genau hier setzt unsere automatisierte Lösung an.
Mit EasyPliant automatisieren Sie die Billbee DATEV-Schnittstelle – von der API-Anbindung bis zum fertigen DATEV-Export. Durch das intelligente Matching von Zahlungen und Erlösen können Sie einen Automatisierungsgrad von über 95 % erreichen – GoBD-konform und ohne manuellen Aufwand.
Kostenlose Demo vereinbarenUnsere Schnittstelle für die Billbee Buchhaltung
Unsere Billbee Schnittstelle zu DATEV ermöglicht den automatischen Import aller relevanten Erlösdaten.
- Direkte Billbee API Integration
- Unsere Billbee Schnittstelle ermöglicht den automatischen Import aller relevanten Erlösdaten.
- Intelligente Zahlungszuordnung
- Alle gängigen Zahlungsanbieter können verbunden und automatisch mit den Rechnungsdaten von Billbee gematcht werden.
- GoBD-konforme Verarbeitung
- Alle Daten werden revisionssicher gespeichert. Änderungen an Buchungsregeln und Einstellungen werden lückenlos dokumentiert.
Steuersätze exakt übernehmen: Präzision bis ins Detail
Die korrekte Abgrenzung verschiedener Steuersätze in Billbee ist entscheidend für eine fehlerfreie Buchhaltung. Unsere API-Lösung gewährleistet diese Genauigkeit durch intelligente Verarbeitung.
- Automatische Erkennung: Unsere API analysiert die Steuersatz-Konfiguration.
- Intelligente Zuordnung: Steuersätze werden gemäß der konfiguration übernommen.
- Validierung: Kontinuierliche Überprüfung des steuerlichen Sachverhalts und Warnung bei Abweichungen.
Praxisbeispiel: Ein Händler verkauft Bücher (7 % MwSt.) und vermietet Maschinen (19 % MwSt.). Zusätzlich erhebt er für Mietgeräte eine Kaution als nicht steuerbare Leistung sowie Versandgebühren.
Diese unterschiedlichen Steuersätze müssen in der Buchhaltung korrekt abgebildet werden. Die Versandkosten müssen anteilig anhand der vereinnahmten Nettoentgelte korrekt aufgesplittet werden. Dabei bleibt die Kaution als nicht steuerbare Leistung außen vor.
Gemischte Warenkörbe korrekt trennen
Wenn Kunden Produkte mit verschiedenen Steuersätzen bestellen, müssen diese auf Buchungsebene korrekt getrennt werden. Nebenleistungen wie Versandkosten folgen dem Schicksal der Hauptleistung. EasyPliant verarbeitet gemischte Warenkörbe automatsich:
- Einzelposten-Analyse: Jeder Artikel wird mit seinem korrekten Steuersatz erfasst.
- Proportionale Zuordnung: Nebenleistungen werden entsprechend der steuerpflichtigen Nettoentgelte aufgeteilt.
- DATEV-konforme Ausgabe: Separate Buchungssätze für jeden Steuersatz.
Rechenbeispiel
- Warenkorb: Buch (107 € brutto, 7 %) + Elektronikartikel (1190 € brutto, 19 %)
- Versandkosten: 10 € brutto
- Korrekte Aufteilung der Versandkosten: 0,91 € entfallen auf das Buch (7 % MwSt.) und 9,09 € auf den Elektronikartikel (19 % MwSt.).
Quellsysteme sollten immer Vorrang haben
Bei der Integration Ihrer E‑Commerce-Buchhaltung ist die Wahl der richtigen Datenquelle entscheidend. Unsere langjährige Erfahrung zeigt: Für die Finanzbuchhaltung sollten Daten immer aus ihrem Ursprungssystem verarbeitet werden.
Warum direkte System-Anbindungen bevorzugen?
Viele Händler lassen Daten aus Amazon, Shopify oder anderen Plattformen in Billbee zusammenfließen. Für die ERP-Funktionalitäten von Billbee ist das sinnvoll – für die Buchhaltung jedoch nicht optimal:
- Potenzierte Fehlerquellen:
- Jede zusätzliche Schnittstelle erhöht das Risiko von Datenverlusten oder -verfälschungen.
- Erhöhter Zeitaufwand:
- Die Fehlersuche wird exponentiell komplexer, wenn Daten durch mehrere Systeme fließen.
- Inkonsistenzen:
- Es besteht die Gefahr, dass Doppelbuchungen unbemerkt übernommen werden.
- Verzögerungen und Limits:
- API-Beschränkungen können zu Engpässen führen.
- Verlust von Details:
- Plattform-spezifische Informationen gehen beim Transfer verloren.
In diesen Fällen sollten Sie für die Finanzbuchhaltung Daten direkt aus dem Ursprungs- bzw. Primärsystem (z. B. Amazon, Shopify, etc.) verarbeiten.
Wann ist Billbee das richtige Quellsystem?
Wir empfehlen die Nutzung der Billbee API für Ihre Buchhaltung nur dann, wenn die Daten originär in Billbee entstehen:
- Manuelle Bestellungen:
- Telefonisch oder per E-Mail aufgegebene Bestellungen, die direkt in Billbee erfasst werden.
- Dienstleistungsrechnungen:
- Rechnungen für Services, die Sie über Billbee erstellen.
- Individuelle Angebote:
- Kundenspezifische Produkte oder Leistungen, die in Billbee angelegt werden.
In diesen Fällen ist Billbee das Primärsystem und damit die ideale Datenquelle für Ihre Buchhaltung.
Intelligente Multi-Channel-Buchhaltung
EasyPliant ist vollständig Multi-Channel-kompatibel. Sie können flexibel festlegen, welche Datenquellen wie für Ihre Buchhaltung genutzt werden.
- Selektive Datenverarbeitung:
- Bestimmen Sie über anpassbare Buchungsregeln, welche Umsätze von Billbee verarbeitet werden.
- Hybride Setups:
- Kombinieren Sie Billbee für originäre Daten mit direkten Anbindungen für Marktplatz-Daten.
- Intelligente Filterung:
- Vermeiden Sie Duplikate durch automatische Erkennung bereits verarbeiteter Erlösdaten.
Praxisbeispiel
Ein Händler verkauft an Endkunden über Amazon, Shopify und nimmt zusätzlich Bestellungen von B2B-Kunden telefonisch oder per E-Mail an. Optimale Konfiguration:
- Amazon-Verkäufe → Direkte Amazon-Anbindung
- Shopify-Bestellungen → Native Shopify-Integration
- B2B-Bestellungen per E-Mail / Telefon → Billbee API (da originär in Billbee erfasst)
Diese Strategie minimiert Fehlerquellen und maximiert die Datenqualität Ihrer Buchhaltung.
Plattform-Expertise: Immer up‑to‑date bei Billbee Updates
Billbee entwickelt seine Plattform kontinuierlich weiter. Diese Updates können direkten Einfluss auf Ihre Buchhaltung haben – ein oft unterschätztes Zeit- und Kostenrisiko.
Das EasyPliant-Team überwacht permanent alle Billbee Updates:
- Proaktives Monitoring:
- Wir prüfen die Billbee-API auf Änderungen, die sich auf die Finanzbuchhaltung auswirken.
- Automatische Anpassungen:
- Unsere Algorithmen werden bei Bedarf aktualisiert.
- Nahtlose Migration:
- Sie merken nichts von technischen Änderungen.
- Dokumentation:
- Alle Anpassungen werden für Compliance-Zwecke protokolliert.
Compliance: GoBD-konform und prüfungssicher
Die Einhaltung der GoBD-Richtlinien ist für jeden E‑Commerce Händler verpflichtend. Unsere Billbee DATEV-Schnittstelle hilft Steuerkanzleien und Händlern bei der Erfüllung dieser Anforderungen.
Alle über die Billbee API importierten Daten werden unveränderbar archiviert:
- Originalbelege bleiben erhalten.
- Änderungen werden versioniert.
- Verarbeitungsvorgänge sind nachvollziehbar dokumentiert.
- Änderungshistorie der Buchungsregeln.
Die GoBD fordert eine lückenlose Verfahrensdokumentation. Wir liefern diese automatisch mit:
- Beschreibung aller Datenverarbeitungsprozesse.
- Schnittstellen-Dokumentation Billbee zu DATEV.
- Kontroll- und Prüfmechanismen.
Diese Dokumentation wird bei jeder Systemänderung automatisch aktualisiert.
So funktioniert die Integration
Der Weg von der ersten Beratung bis zur vollständigen Automatisierung umfasst sechs Schritte:
- 1Kostenfreie ErstberatungGemeinsam bewerten wir Ihren aktuellen Buchhaltungsprozess und identifizieren Verbesserungsmöglichkeiten in einem unverbindlichen Gespräch.
- 2Sichere SystemverbindungÜber die offizielle Billbee API stellen wir eine verschlüsselte Verbindung zu EasyPliant her – ohne Datenverlust oder Sicherheitsrisiken.
- 3Individuelle AnpassungDie Buchungsregeln werden auf Ihre bestehende Buchhaltung und Geschäftsanforderungen abgestimmt.
- 4Validierung mit TestdatenAnhand vergangener Billbee-Transaktionen aus den letzten drei Monaten überprüfen wir das Buchhaltungs-Setup auf Herz und Nieren.
- 5AutomatisierungDie vollautomatische Verarbeitung startet. Sämtliche Buchungsdaten werden kontinuierlich für den DATEV-Import aufbereitet.
- 6SupportWir stehen Ihnen mit unserem Support und unseren regelmäßigen Compliance-Checks auch nach dem Onboarding dauerhaft zur Seite.
Häufig gestellte Fragen zur Billbee API
Haben Sie weitere Fragen zur Billbee API oder unserer DATEV-Schnittstelle? Gerne beantworten wir diese in einem persönlichen Gespräch.