PayPal-Schnittstelle für DATEV: Automatisierte Buchhaltung für E‑Commerce Händler
Das Verbuchen von PayPal-Zahlungen in DATEV stellt viele Steuerberater und E‑Commerce-Händler vor komplexe Herausforderungen. Mit über 400 Millionen aktiven Nutzerkonten weltweit handelt es sich um den wichtigsten Zahlungsdienstleister im Online-Handel – doch die korrekte Verbuchung in DATEV erfordert spezialisiertes Know-how und kostet wertvolle Zeit.
EasyPliant bietet die intelligente PayPal-Schnittstelle für DATEV, die Ihre vorbereitende Buchhaltung vollständig automatisiert. Unsere Lösung verarbeitet alle Transaktionen und Gebühren GoBD-konform und erstellt automatisch die passenden DATEV-Buchungssätze – von der einfachen Zahlung bis zur komplexen Fremdwährungstransaktion.
Kostenlose Beratung vereinbarenVorteile gegenüber der nativen DATEV-Schnittstelle
PayPal-Transaktionen müssen regelmäßig abgerufen und in DATEV importiert werden. Dabei gilt es, Doppelbuchungen unbedingt zu vermeiden. DATEV bietet zwar eine native PayPal-Schnittstelle – doch eine spezialisierte Lösung wie EasyPliant bietet entscheidende Vorteile:
- Geschwindigkeit
- Effizienzsteigerung besonders bei hohem Transaktionsvolumen über 3.000 PayPal-Zahlungen pro Monat.
- Automatische Fehlerkorrektur
- Intelligente Dublettenerkennung verhindert Doppelbuchungen und korrigiert fehlerhafte Datensätze automatisch.
- Für Multi-Channel-Stacks optimiert
- PayPal als eine von vielen Zahlungsarten optimal integrieren oder ein PayPal-Konto für mehrere Verkaufskanäle nutzen.
- Parallele Verarbeitung
- Gleichzeitige Verarbeitung mehrerer PayPal-Konten mit konsistenter Buchungslogik über alle Kanäle hinweg.
- Über 95 % Trefferquote
- Unser Matching-Algorithmus nutzt plattform-spezifische Merkmale für präzise Zahlungszuordnung.
- GoBD-konforme Verarbeitung
- Revisionssichere Speicherung aller Transaktionsdaten mit lückenloser Dokumentation aller Verarbeitungsschritte.
Intelligentes Matching mit Erlösdaten
Das Herzstück unserer PayPal-DATEV-Integration ist der fortschrittliche Matching-Algorithmus. Zahlungseingänge werden automatisch mit passenden Erlösbuchungen verknüpft:
- Produktverkäufe:
- Direkte Verknüpfung mit Bestellungen
- Dienstleistungen:
- Matching über Rechnungsnummern
- Rückzahlungen:
- Korrekte Zuordnung zu Stornobuchungen
- Teilzahlungen:
- Intelligente Aufteilung auf mehrere Rechnungen
Praxisbeispiel: Ein Händler mit einem Shopify-Shop und 500 Transaktionen pro Tag spart durch EasyPliant monatlich bis zu 120 Stunden Buchhaltungsaufwand und reduziert Fehlerquoten und Ausgleichsbuchungen um 95 %.
Verbuchung von Eingangsrechnungen über PayPal
Häufig verwenden Händler PayPal nicht allein zur Abwicklung eingehender Zahlungen. Als omnipräsentes Zahlungsmittel wird es auch für geschäftliche Ausgaben genutzt, sodass auch einzelne Eingangsrechnungen oder SaaS-Subscriptions damit bezahlt werden.
EasyPliant bucht die Zahlung von Eingangsrechnungen automatisch auf ein Klärungskonto, sodass diese mit den Verbindlichkeiten des Mandanten abgestimmt werden können:
- Automatische Identifikation ausgehender PayPal-Zahlungen
- Buchung auf definiertes Klärungskonto (z. B. 9998)
- Einfache Zuordnung zu Kreditorenrechnungen
Verbuchung von Einbehalten bei Konflikten
Einbehalte, wie sie z. B. bei Konflikten entstehen, erfordern eine andere Buchungslogik als Zahlungsgebühren. Bei Konflikten behält PayPal den Kaufbetrag komplett oder teilweise ein, bis der Fall zugunsten des Käufers oder Händlers entschieden wurde. Solche Einbehalte sind keine OPOS-Buchungen und dürfen nicht auf den Sammeldebitor gebucht werden wie eine Erstattung.
Einbehaltene Beträge sind Forderungen gegenüber PayPal. Deshalb sind sie auf ein gesondertes Konto für Einbehalte zu buchen. Erst nach Klärung des Falls erfolgt entweder eine Freigabe, d. h. der Betrag steht dem Händler zur Auszahlung zur Verfügung, oder eine Erstattung an den Käufer (die dann wiederum eine OPOS-Buchung darstellt).
Übersicht der Verbuchung:
- Einbehalt erfassen: Buchung auf Konto „Forderungen gegen PayPal“ (z. B. 1301 / 1501).
- Freigabe erfassen: Automatische Buchung der Autorisierung der Freigabe auf das Einbehaltskonto.
- Ggf. Erstattung: Bei einer Erstattung (Fall wurde zugunsten des Käufers entschieden) findet eine OPOS-Buchung gegen den Debitor statt.
Transaktionen in Fremdwährungen korrekt buchen
PayPal bietet die Zahlung in über 25 Währungen an. Die korrekte Verbuchung in DATEV erfordert besondere Sorgfalt:
Separate Bankkonten je Währung
PayPal bietet die Zahlung in Fremdwährungen an. Um Bankbestände in Fremdwährungen mit den PDF-Kontoauszügen von PayPal exakt abstimmen zu können, ist es unerlässlich, das Konto auch in der jeweiligen Fremdwährung in DATEV zu hinterlegen.
| Konto | Beschreibung |
|---|---|
| 1200 | PayPal EUR |
| 1201 | PayPal USD |
| 1202 | PayPal GBP |
| 1203 | PayPal PLN |
Nur so lassen sich die Fremdwährungsbanksalden in der PayPal-Buchhaltung sauber erfassen und am Jahresende auf den Cent genau abgleichen.
Transparente Währungsumrechnungen
Wenn PayPal Fremdwährungen intern umrechnet, erfolgt dies über Geldtransit-Buchungen:
- Ausgangsbuchung: Belastung des Fremdwährungskontos (z. B. PLN).
- Transitbuchung: Durchlauf über Geldtransitkonto.
- Eingangsbuchung: Gutschrift auf Zielkonto (z. B. EUR).
- Währungsumrechnungsdifferenzen: Etablierung eines Workflows.
Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Fremdwährungsbeträge ordnungsgemäß dokumentiert sind und die Buchhaltung stimmt.
Jahresübernahme der Eröffnungsbestände
DATEV ermöglicht für fremdwährungsgeführte Bankkonten keine korrekte automatisierte Jahresübernahme der Eröffnungsbestände. Dadurch kann es zu unterschiedlichen Umrechnungskursen beim Jahreswechsel kommen, sowohl beim Endbestand als auch beim Anfangsbestand, da die Konten in der Grundwährung (also EUR) dargestellt werden.
Um hier einen sauberen EB-Wert zu gewährleisten, ist eine manuelle Übertragung der fremdwährungsgeführten Bankwerte nötig. Das wird von DATEV im Dokument Nr. 1008077 detailliert beschrieben. Unsere PayPal-Schnittstelle unterstützt bei der Umsetzung in der Praxis und sorgt dafür, dass am Ende alles korrekt verbucht ist.
PayPal-Business-Kredit korrekt verbuchen
Der PayPal-Business-Kredit ist ein Finanzierungsangebot des Zahlungsdienstleisters für kleine und mittelständische Unternehmen mit einer preisgünstigen Festgebühr anstatt klassischer Zinsen.
Besonderheiten der Rückzahlung sind:
- Umsatzabhängige Tilgung: Prozentualer Abzug der Zahlungseingänge.
- Keine Zinsperioden: Einmalige Festgebühr.
- Mindestzahlung: Alle 90 Tage erforderlich.
Bei der Einbindung des PayPal-Business-Kredits lässt sich die Rückzahlung nicht sauber in Tilgung und Gebührenteil (klassisch Zinsaufwand) aufteilen, da dies zu hohen Rundungsdifferenzen führen würde. Daher werden sämtliche Rückzahlungen direkt gegen das Darlehenskonto gebucht, auf dem ursprünglich die Auszahlung erfasst wurde. Wichtig ist dabei, einen klaren Buchhaltungs-Workflow für die Steuerkanzlei festzulegen, in dem genau dokumentiert ist, welcher Anteil später als Zinsaufwand umgebucht wird.
Vorteile der automatisierten PayPal-Buchhaltung
Durch die Automatisierung Ihrer PayPal-Buchhaltung mit EasyPliant steigern Sie Effizienz und Qualität, während die Kosten sinken:
- Kostensenkung durch Automatisierung
Eine mittelständische Händlerin mit 500 Transaktionen pro Tag erreicht durch EasyPliant 120 Stunden weniger Buchhaltungsaufwand pro Monat, 3.000 € monatliche Einsparung bei Steuerberatungskosten und 95 % weniger Korrekturbuchungen.
- Compliance und Rechtssicherheit
GoBD-konforme Einzeltransaktionsverbuchung und lückenlose Dokumentation mit revisionssicherer Speicherung aller Rohdaten und Verfahrensdokumentation nach GoBD-Standards.
Nahtlose Integration in Ihren E‑Commerce Stack
Unsere PayPal-DATEV-Schnittstelle fügt sich perfekt in Ihre bestehende E‑Commerce Infrastruktur ein. PayPal als zentrale Zahlungsart wird optimal mit allen anderen Verkaufskanälen und Zahlungsanbietern integriert.
- Multi-Channel-fähig: Ein PayPal-Konto für mehrere Shopify oder WooCommerce Stores und mehr.
- Zentrale Verwaltung: Alle Zahlungsströme in einer Plattform.
- Konsistente Buchungslogik: Einheitliche Standards über alle Kanäle hinweg.
- Intelligentes Matching: Systemübergreifende Zahlungszuordnung.
So einfach ist die PayPal-Integration
Die Automatisierung Ihrer PayPal-Buchhaltung erfolgt in fünf einfachen Schritten:
- 1Kostenlose DemoVereinbaren Sie eine unverbindliche Demo und lernen Sie die Möglichkeiten unserer PayPal-Schnittstelle kennen.
- 2Analyse des Status quoGemeinsame Beurteilung Ihrer Buchhaltung und Anforderungen in einem unverbindlichen Beratungsgespräch.
- 3Individuelle KonfigurationWir richten die PayPal-Schnittstelle mit Ihnen ein. Kontierung und Setup passen wir an Ihre bestehende Buchhaltung an.
- 4TestlaufImport und Verarbeitung zurückliegender Transaktionen zur Validierung des Buchhaltungs-Setups.
- 5Go-Live der AutomatisierungAb diesem Zeitpunkt werden Ihre Transaktionen automatisch verarbeitet. Alle Buchungssätze stehen für den Import in DATEV bereit.
- 6UnterstützungWir stehen Ihnen auch nach dem Onboarding mit unserem Support und unseren regelmäßigen Compliance-Checks zur Seite.
Häufige Fragen zur PayPal-DATEV-Integration
Haben Sie weitere Fragen zur PayPal-DATEV-Schnittstelle? Gerne besprechen wir Ihre individuellen Anforderungen in einem persönlichen Gespräch.