GoBD: Leitfaden für Unternehmen und E‑Commerce

Die digitale Transformation hat die Buchführung revolutioniert – und mit ihr die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Dokumentation. Besonders im E‑Commerce, wo täglich tausende Transaktionen über verschiedene Kanäle wie Shopify, Amazon, eBay und Zahlungsdienstleister wie PayPal oder Stripe laufen, sind die GoBD-Anforderungen eine zentrale Herausforderung.

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) bilden den rechtlichen Rahmen für Ihre digitale Buchführung. Wer diese Vorgaben nicht einhält, riskiert erhebliche Nachzahlungen und Strafen bei der nächsten Betriebsprüfung.

In diesem umfassenden Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie Sie als E‑Commerce-Unternehmen die GoBD-Anforderungen erfolgreich meistern – von der korrekten Rechnungsstellung über die revisionssichere Archivierung bis hin zur automatisierten DATEV-Schnittstelle.

Das Wichtigste in Kürze

Definition und Rechtsrahmen: Was ist GoBD?

Die GoBD – ausgeschrieben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – sind seit 2015 das zentrale Regelwerk für die digitale Buchführung in Deutschland. Sie ersetzen die früheren GDPdU und GoBS und wurden zuletzt 2019 grundlegend überarbeitet.

Als Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) konkretisieren die GoBD die handels- und steuerrechtlichen Vorgaben aus HGB und Abgabenordnung (AO). Sie gelten für alle Gewinnermittler – vom Einzelunternehmer bis zur GmbH – und definieren, wie elektronische Geschäftsprozesse dokumentiert werden müssen.

Die rechtliche Einordnung macht deutlich: Die GoBD sind keine freiwillige Empfehlung, sondern verbindliche Vorgaben. Sie bilden die Brücke zwischen den traditionellen Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung und den Anforderungen des digitalen Zeitalters. Während die Grundsätze ordnungsgemäßer Bilanzierung die inhaltliche Korrektheit sicherstellen, fokussieren sich die GoBD auf die technische und prozessuale Umsetzung.

Welche Systeme sind GoBD-relevant?

Im E‑Commerce ist praktisch jede Plattform GoBD-relevant, die steuerrelevante Daten verarbeitet. Die Komplexität entsteht durch die Vielzahl vernetzter Systeme, die nahtlos zusammenarbeiten müssen.

Shop-Systeme und Marktplätze

Ihre Shopify-, WooCommerce- oder Shopware-Installation ist ebenso betroffen wie Ihre Verkäufe über Amazon, eBay oder Otto. Jede Bestellung, jede Rechnung und jede Stornierung muss lückenlos dokumentiert werden.

Payment-Systeme

PayPal, Stripe, Klarna oder Mollie – alle Zahlungsdienstleister generieren steuerrelevante Daten. Von der Zahlungseingangsmeldung über Gebührenabrechnungen bis zu Rückbuchungen müssen alle Vorgänge nachvollziehbar sein.

Warenwirtschaft und ERP

Systeme wie Billbee, JTL oder Plentymarkets bilden oft das Herzstück Ihrer E‑Commerce-Prozesse. Hier laufen Bestell-, Lager- und Versanddaten zusammen – alles GoBD-relevant.

Finanzbuchhaltung

Die Integration in DATEV oder andere Buchhaltungssysteme ist der finale Schritt. Hier müssen alle Daten aus den Vorsystemen korrekt und vollständig ankommen.

Dokumentenmanagement

E‑Mails mit Geschäftsbezug, digitale Rechnungen, Verträge – all diese Dokumente unterliegen ebenfalls den GoBD-Vorgaben.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen grenzüberschreitende Geschäfte: Innergemeinschaftliche Lieferungen, Reverse-Charge-Verfahren und das OSS-Verfahren erhöhen die Komplexität zusätzlich.

Von Nachvollziehbarkeit bis Unveränderbarkeit: Die zentralen GoBD-Vorgaben

Die GoBD definieren sechs Kernprinzipien, die Ihre gesamte digitale Buchführung durchziehen müssen:

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Jeder Geschäftsvorfall muss vom Ursprungsbeleg bis zur Buchung lückenlos verfolgbar sein. Im E-Commerce bedeutet das: Von der Shop-Bestellung über die PayPal-Zahlung bis zum DATEV-Export muss eine durchgängige Verknüpfung bestehen. Ebenso ist es zwingend erforderlich, dass dieser Zusammenhang auch rückwärts nachvollziehbar ist – also von der Buchung in DATEV zurück zu den Ursprungssystemen und den zugrunde liegenden Belegen. Die Beleg-Buchungs-Verknüpfung ist dabei das zentrale Element – ohne sie ist keine ordnungsgemäße Prüfung möglich.

Vollständigkeit

Alle Geschäftsvorfälle müssen erfasst werden – ausnahmslos. Vergessene Amazon-Gebühren, übersehene PayPal-Rückbuchungen oder nicht dokumentierte Retouren sind klassische Fehlerquellen, die bei Betriebsprüfungen auffallen.

Richtigkeit

Die Buchungen müssen den tatsächlichen Verhältnissen entsprechen. Automatisierte Systeme helfen hier enorm, da manuelle Übertragungsfehler eliminiert werden.

Zeitnähe

Unbare Geschäftsvorfälle müssen innerhalb von zehn Tagen erfasst werden. Bei täglichen Amazon-Abrechnungen oder wöchentlichen Stripe-Payouts ist das ohne Automatisierung kaum zu schaffen.

Ordnung

Ein nachvollziehbares Ablagesystem ist Pflicht. Digitale Belege müssen strukturiert und auffindbar archiviert werden – chaotische Dateiablagen sind ein No-Go.

Unveränderbarkeit

Einmal erfasste Daten dürfen nicht mehr unprotokolliert geändert werden. Excel-Tabellen ohne Versionierung oder Word-Rechnungen sind daher GoBD-kritisch. Jede Änderung muss nachvollziehbar sein – wer hat wann was geändert und warum.

Rechnungen GoBD-konform umsetzen: E‑Rechnungen, E‑Mails & Belegprozess

GoBD-konforme Rechnungen im E‑Commerce erfordern mehr als nur die korrekten Pflichtangaben nach §14 UStG. Der gesamte Belegfluss muss dokumentiert und nachvollziehbar sein.

Eindeutige Nummernkreise

Jede Rechnung benötigt eine fortlaufende, eindeutige Nummer. Bei Multi-Channel-Verkäufen über verschiedene Plattformen ist die Koordination der Nummernkreise essentiell. Doppelte Rechnungsnummern oder Lücken in der Nummerierung sind ein Alarmsignal für Prüfer. Es empfiehlt sich deshalb die Nutzung von plattformspezifischen Präfixen, sodass für jede Plattform ein geschlossener Nummernkreis sichergestellt ist.

Änderungs- und Löschprotokolle

Wurde eine Rechnung storniert oder korrigiert? Jede Änderung muss dokumentiert werden. Das gilt besonders für nachträgliche Rabatte, Retouren oder Teilstornierungen – im E‑Commerce alltäglich, aber dokumentationspflichtig.

Maschinelle Auswertbarkeit

Rechnungen müssen in einem Format vorliegen, das maschinell ausgewertet werden kann. PDF-Rechnungen sind okay, aber strukturierte Daten (XML, JSON) sind besser. Gescannte Papierrechnungen ohne Texterkennung sind problematisch.

E‑Commerce-Spezifika

• Marktplatzgebühren müssen korrekt klassifziert und kontiert werden
• Teilzahlungen bei Klarna oder Ratenkäufen erfordern eine saubere Zuordnung
• Bei internationalen Verkäufen ist die USt-IdNr.-Prüfung zu dokumentieren
• Währungswechsel müssen mit Tageskursen belegt werden

E‑Mail-Belege

Geschäftsrelevante E‑Mails sind aufbewahrungspflichtig. Das betrifft Bestellbestätigungen, Stornierungen, Reklamationen und Zahlungserinnerungen. Sie müssen im Originalformat archiviert werden – ein Ausdruck reicht nicht. Die Metadaten (Absender, Empfänger, Zeitstempel) müssen erhalten bleiben.

Die korrekte Behandlung von Gebührenreports der Plattformen ist ebenfalls kritisch: Amazon Settlement Reports, eBay Gebührenabrechnungen oder PayPal-Transaktionslisten müssen vollständig erfasst und den jeweiligen Geschäftsvorfällen zugeordnet werden.

GoBD-konform archivieren: Einer der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung

Die revisionssichere Archivierung ist ein Kernbestandteil der Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung. Im digitalen Zeitalter bedeutet das weit mehr als nur das Speichern von PDF-Dateien.

Revisionssicherheit bedeutet

• Unveränderbarkeit: Einmal archivierte Dokumente dürfen nicht mehr verändert werden können
• Vollständigkeit: Kein Beleg darf verloren gehen
• Verfügbarkeit: Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist zugänglich sein
• Nachvollziehbarkeit: Der Archivierungsprozess selbst muss dokumentiert sein

Aufbewahrungsfristen

Handelsbriefe und Geschäftsunterlagen müssen 6 Jahre, Buchungsbelege und Rechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.

Indexierung und Auffindbarkeit

Belege müssen schnell auffindbar sein. Eine chaotische Ordnerstruktur oder fehlende Suchfunktionen sind nicht GoBD-konform. Metadaten wie Rechnungsnummer, Datum, Lieferant und Betrag müssen erfasst und durchsuchbar sein.

E‑Mail-Archivierung

Geschäfts-E‑Mails dürfen nicht einfach im Posteingang liegen bleiben. Sie müssen systematisch archiviert werden. Dabei ist zwischen der Transport-E‑Mail und dem fachlichen Inhalt (z.B. angehängte Rechnung) zu unterscheiden. Beide müssen im Originalformat mit allen Headern und Anhängen archiviert werden.

Systemintegration

Die Archivierung sollte automatisiert aus Ihren Systemen erfolgen. Manuelle Ablage ist fehleranfällig und zeitaufwendig. Moderne Systeme übergeben Belege direkt aus ERP, Shop oder Payment-System an das Archiv. Die eindeutige Zuordnung zum Geschäftsvorfall über IDs oder Referenznummern ist dabei essentiell.

Zugriffs- und Änderungsprotokolle

Wer hat wann auf welche Dokumente zugegriffen? Wurden Dokumente exportiert oder gelöscht? All das muss protokolliert werden. Bei einer Betriebsprüfung will das Finanzamt genau wissen, wer Zugriff auf steuerrelevante Unterlagen hatte.

Die Integration mit DATEV oder anderen Buchhaltungssystemen muss nahtlos funktionieren. Belege müssen mit den zugehörigen Buchungen verknüpft sein – die Beleg-Buchungs-Verknüpfung ist ein zentraler Prüfpunkt.

So liefern Sie prüffähige Daten: Zugriffsarten, Exporte, Qualität

Bei einer Betriebsprüfung müssen Sie dem Finanzamt Zugriff auf Ihre elektronischen Daten gewähren. Die GoBD definieren drei Zugriffsarten, die Sie alle beherrschen sollten:

Z1 - Unmittelbarer Zugriff

Der Prüfer arbeitet direkt in Ihren Systemen. Dafür benötigt er einen eigenen Zugang mit Leserechten. In der Praxis bedeutet das: Der Prüfer sitzt an Ihrem Rechner oder erhält Remote-Zugriff auf Ihre Systeme. Ein durchdachtes Rollenkonzept ist hier essentiell – der Prüfer darf nur lesen, nicht ändern.

Z2 - Mittelbarer Zugriff

Sie bedienen das System, der Prüfer gibt vor, welche Auswertungen er benötigt. Das ist der Standardfall bei komplexeren Systemen. Sie müssen in der Lage sein, alle gewünschten Auswertungen zeitnah zu erstellen.

Z3 - Datenträgerüberlassung

Sie stellen die Daten in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung. Das ist der kritischste Punkt: Die Daten müssen strukturiert, vollständig und ohne Informationsverlust exportiert werden können.

Anforderungen an Exportdaten

• Standardisierte Formate (CSV, XML, JSON) – keine proprietären Formate
• Konsistente Feldbezeichnungen und Datentypen
• Eindeutige IDs für die Verknüpfung von Datensätzen
• Vollständige Zeiträume ohne Lücken
• Verständliche Dokumentation der Datenstruktur

Qualitätssicherung

Testen Sie Ihre Exporte regelmäßig. Können Sie alle Geschäftsvorfälle eines Monats vollständig exportieren? Stimmen die Summen? Sind alle Verknüpfungen vorhanden? Machen Sie Stichproben mit gängiger Prüfungssoftware wie IDEA oder ACL.

Prüferzugänge vorbereiten

Richten Sie bereits vorab gekapselte Prüfer-Accounts ein. Read-only Zugriff, begrenzt auf steuerrelevante Bereiche. Dokumentieren Sie, wer wann welche Daten exportiert hat. Ein klarer, dokumentierter Exportprozess spart Zeit und Nerven während der Prüfung.

Bei grenzüberschreitenden Geschäften steigt die Komplexität: VAT in the Digital Age (ViDA) wird zusätzliche Anforderungen an die Datenbereitstellung stellen.

GoBD-Praxisleitfaden für E‑Commerce-Prozesse

Die praktische Umsetzung der GoBD-Anforderungen im E‑Commerce-Alltag erfordert durchdachte Prozesse und die richtigen Tools. Hier ein konkreter Leitfaden:

Beleg-Buchungs-Verknüpfung je Geschäftsvorfall

1. Bestellung: Shop-Auftrag wird mit eindeutiger ID erfasst
2. Zahlung: PayPal/Stripe-Transaktion wird dem Auftrag zugeordnet
3. Gebühren: Transaktionsgebühren werden separat erfasst und verknüpft
4. Erstattungen: Retouren und Rückzahlungen werden mit Ursprungsvorgang verknüpft

Automatisierte Schnittstellen einrichten

• API-Verbindungen zu allen Verkaufskanälen
• Automatischer Import von Transaktionsdaten
• Fehlerprotokolle bei Import-Problemen
• Duplikat-Checks verhindern Doppelbuchungen
• Validierung von Pflichtfeldern
• Regelbasierte Kontierung

Internes Kontrollsystem (IKS) etablieren

• Klare Rollentrennung: Wer darf was?
• Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Vorgängen
• Trennung von Erfassung, Freigabe und Buchung
• Regelmäßige Abstimmungen zwischen Systemen
• Dokumentierte Prüfroutinen
• Änderungs- und Löschprotokolle

DATEV-Integration optimieren

• Tägliche oder wöchentliche Übergabe statt monatlicher Sammelbuchungen
• Konsistente Kontierung über alle Kanäle
• Automatisches Mapping von Geschäftsvorfällen zu Konten
• Fehlerprotokoll bei DATEV-Import
• Abstimmung DATEV-Salden mit Ursprungssystemen

Verfahrensdokumentation erstellen

Die Verfahrensdokumentation ist das Herzstück Ihrer GoBD-Compliance. Sie beschreibt:

• Organisationsstruktur und Verantwortlichkeiten
• Eingesetzte IT-Systeme und deren Verknüpfungen
• Ablauf der Geschäftsprozesse
• Kontroll- und Sicherungsmaßnahmen
• Archivierungsverfahren
• Datensicherung und Notfallkonzepte

Fazit: GoBD-Compliance mit automatisierten Schnittstellen

Die GoBD-Anforderungen sind für E‑Commerce-Unternehmen keine optionale Kür, sondern absolute Pflicht. Die Komplexität der vernetzten Systeme – von Shop-Plattformen über Marktplätze bis zu Payment-Dienstleistern – macht eine manuelle Umsetzung nahezu unmöglich. Zu groß ist die Fehleranfälligkeit, zu hoch der Zeitaufwand.

Die gute Nachricht: Mit den richtigen automatisierten Lösungen wird GoBD-Compliance zum Selbstläufer.

Moderne Schnittstellen-Lösungen wie EasyPliant bieten:

• Automatische Datenerfassung aus allen relevanten Systemen
• Intelligente Verknüpfung von Belegen und Buchungen
• Revisionssichere Archivierung aller Geschäftsvorfälle
• Protokollierung aller Änderungen und Zugriffe
• DATEV-Schnittstelle für nahtlose Integration in die Finanzbuchhaltung
• Automatische Verfahrensdokumentation für die Schnittstellen, die sich selbst aktualisiert

Der Nutzen geht weit über die reine Compliance hinaus:

• Rechtssicherheit: Keine bösen Überraschungen bei der Betriebsprüfung
• Zeitersparnis: Bis zu 90 % weniger Aufwand in der Buchhaltung
• Fehlerminimierung: Automatisierung eliminiert manuelle Übertragungsfehler
• Skalierbarkeit: Wachsende Transaktionsvolumen ohne Mehraufwand bewältigen
• Transparenz: Jederzeit Überblick über alle Geschäftsvorfälle

Die Investition in eine professionelle GoBD-Lösung zahlt sich bereits bei mittleren Transaktionsvolumen aus. Die Alternative – manuelle Prozesse, Excel-Chaos und schlaflose Nächte vor der Betriebsprüfung – ist keine Option für erfolgreiche E‑Commerce-Unternehmen.

Je früher Sie Ihre Prozesse automatisieren und GoBD-konform gestalten, desto entspannter können Sie in die Zukunft blicken. Mit EasyPliant und unseren DATEV-Schnittstellen schaffen Sie die Grundlage für nachhaltigen Erfolg im E‑Commerce – rechtssicher, effizient und skalierbar.

Dieser Artikel wurde zuletzt aktualisiert am 13. Oktober 2025. Alle Angaben zu gesetzlichen Regelungen entsprechen dem Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung und stellen keine steuerliche Beratung dar. Für verbindliche Auskünfte konsultieren Sie bitte Ihren Steuerberater.

Valentin Gavilan

Tax Specialist E-Commerce / Online-Händler

Steuerfachangestellter, Fachassistent für Digitalisierung und zertifizierter „Tax Specialist E-Commerce“. Beschäftigte sich schon in seiner Ausbildung primär mit dem Thema Onlinehandel, als das noch Stirnrunzeln auslöste.

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