Mollie-Chargebacks korrekt verbuchen

Valentin Gavilan am 28. August 2025

Chargebacks wie z. B. bei Mollie stellen E-Commerce-Händler und Steuerberater vor besondere Herausforderungen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Mollie-Chargebacks korrekt verbuchen und sauber an DATEV übergeben.

Das Wichtigste auf einen Blick

Was sind Chargebacks bei Mollie und warum sind sie buchhalterisch relevant?

Chargebacks sind Rückbuchungen von Zahlungen, die durch Kunden, Banken oder Kreditkartenunternehmen initiiert werden. Bei Mollie, einem der führenden Payment Service Provider (PSP) in Europa, treten diese regelmäßig auf – besonders im E-Commerce mit hohem Transaktionsvolumen.

Die häufigsten Arten von Chargebacks bei Mollie

1. Kreditkarten-Chargebacks
   • Nicht autorisierte Transaktionen
   • Betrugsvorwürfe
   • Ware nicht erhalten
   • Produkt entspricht nicht der Beschreibung
2. SEPA-Lastschrift-Rückgaben
   • Mangelnde Kontodeckung
   • Widerspruch des Kontoinhabers
   • Fehlerhafte Mandatsreferenz
3. PayPal-Käuferschutzfälle über Mollie
   • Streitfälle zwischen Käufer und Verkäufer
   • Nicht erhaltene Ware
   • Erheblich von der Beschreibung abweichende Artikel

Warum Chargebacks buchhalterisch komplex sind

Die buchhalterische Herausforderung bei Mollie Chargebacks liegt darin, dass mehrere Faktoren zusammenkommen:

• Zeitliche Diskrepanz: Chargebacks erfolgen oft Wochen oder Monate nach der ursprünglichen Transaktion.
• Mehrfache Buchungsebenen: Ursprungsumsatz, Zahlung, Rückbuchung und Gebühren müssen korrekt erfasst werden.
• Umsatzsteuerliche Auswirkungen: Bei bereits abgeführter Umsatzsteuer muss eine Korrektur erfolgen.
• Gebührenstruktur: Mollie berechnet verschiedene Gebühren, die separat zu verbuchen sind.

Umsatzsteuerliche Behandlung von Chargebacks

Laut § 17 Abs. 1 UStG muss bei einer Rückgängigmachung des Umsatzes auch die Umsatzsteuer berichtigt werden. Dies bedeutet konkret:

• Grenzüberschreitende Fernveräufe: OSS-Meldung muss korrigiert werden
• Nationale Lieferungen: Umsatzsteuervoranmeldung des Berichtigungszeitraums anpassen

Gerade bei Chargebacks, die grenzüberschreitende Fernverkäufe betreffen, ist die korrekte umsatzsteuerliche Behandlung essentiell. Fehlerhafte Korrekturen können hier zu erheblichen Nachzahlungen führen.

GoBD-konforme Dokumentation

Der Gesetzgeber hat in den Erlassen zur GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) folgende Anforderungen formuliert:

• Vollständigkeit: Alle Chargeback-relevanten Daten müssen erfasst werden
• Nachvollziehbarkeit: Der gesamte Vorgang von der Ursprungstransaktion bis zur Rückbuchung
• Unveränderbarkeit: Revisionssichere Speicherung aller Belege
• Zeitgerechte Erfassung: Chargebacks müssen zeitnah verbucht werden

Chargebacks müssen also genau dokumentiert und korrekt in die Buchhaltung integriert werden, um eine präzise Darstellung der Einnahmen und Ausgaben zu gewährleisten.

Zuordnung und Matching-Problematik

Ein zentrales Problem ist die korrekte Zuordnung des Chargebacks zur Ursprungstransaktion:

• Mollie-Referenznummern stimmen oft nicht mit Shop-Bestellnummern überein
• Zeitliche Verzögerung erschwert die Zuordnung
• Teilweise Rückbuchungen verkomplizieren die Situation
• Währungsumrechnungen bei internationalen Transaktionen

Spezialisierte Buchhaltungs-Schnittstellen helfen dabei, indem sie das Matching auch periodenübergreifend automatisieren. EasyPliant nutzt fortschrittliche Algorithmen, um Chargebacks plattformübergreifend den ursprünglichen Erlösen mit einer Trefferquote von über 95 % zuzuordnen.

Praxisbeispiel

Sehen wir uns zur Veranschaulichung konkrete Buchungssätze für Mollie Chargebacks an.

Ausgangssituation

Ein Online-Händler verkauft am 15.01.2025 Ware für 119,00 € (brutto) über seinen WooCommerce-Shop. Die Zahlung erfolgt per Kreditkarte über Mollie. Am 12.02.2025 erfolgt ein Chargeback.

Schritt 1: Ursprüngliche Buchung (15.01.2025)

Schritt 2: Chargeback-Buchung (12.02.2025)

Die Chargeback-Gebühr von Mollie ist als Betriebsausgabe absetzbar, unterliegt aber keinem Vorsteuerabzug.

Schritt-für-Schritt-Anleitung: Manuelle Verbuchung von Mollie Chargebacks

Sie können Chargebacks natürlich auch manuell verbuchen. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie es geht:

Vorbereitungsphase

1. Mollie-Dashboard öffnen
   • Einloggen unter dashboard.mollie.com
   • Navigieren zu "Zahlungen" → "Chargebacks"
2. Relevante Daten exportieren
   • CSV-Export der Chargeback-Liste
   • Zeitraum entsprechend der Buchhaltungsperiode wählen
3. Shop-System prüfen
   • Bestellungen mit Chargeback-Status identifizieren
   • Rechnungskorrekturen vorbereiten

Durchführungsphase

4. Matching durchführen
   • Mollie-Transaktions-ID mit Shop-Bestellung abgleichen
   • Ursprungsbuchung im Buchhaltungssystem finden
5. Stornobuchung erstellen
   • Ursprüngliche Erlösbuchung stornieren
   • Umsatzsteuer-Korrektur vornehmen
6. Gebühren verbuchen
   • Chargeback-Gebühr als Betriebsausgabe erfassen
   • Ggf. weitere Mollie-Gebühren berücksichtigen

Nachbereitungsphase

7. Dokumentation
   • Alle Belege digital archivieren
   • Verfahrensdokumentation aktualisieren
8. DATEV-Export vorbereiten
   • Buchungssätze im DATEV-Format aufbereiten
   • Belegverweise korrekt setzen
9. Kontrolle
   • Abstimmung Bank-Saldo mit Buchhaltung
   • Offene-Posten-Liste prüfen

Automatisierung mit EasyPliant

Eine manuelle Verbuchung ist zeitaufwendig, kostenintensiv und fehleranfällig. Mit unserer effizienten Buchhaltungslösung für DATEV können Sie den gesamten Prozess der Chargeback-Verbuchung automatisieren.

API-Integration mit Mollie:

Automatischer Abruf aller Transaktionen und Chargebacks – auch periodenübergreifend und rückwirkend.

Intelligentes Matching:

Unsere fortschrittlichen Algorithmen ordnen Chargebacks korrekt den ursprünglichen Erlösbuchungen zu, auch bei komplexen plattformübergreifenden Fällen.

Regelbasierte Verbuchung:

Unsere vordefinierten Buchungsregeln und Kontierungseinstellungen sind vollständig an Ihre bestehende Buchhaltung anpassbar.

DATEV-Export:

Vollautomatische Generierung DATEV-konformer Buchungssätze im EXTF-Format, die direkt in DATEV eingespielt werden können.

Mit unserer Mollie-Schnittstelle für DATEV werden Chargebacks automatisch verarbeitet. Das minimiert Fehler und spart Zeit, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Best Practices für die Chargeback-Prävention

Idealerweise treten Chargebacks nur selten auf. Durch gezielte Maßnahmen lässt sich die Häufigkeit von Rückbuchungen stark reduzieren. Denn häufig liegen einer Kundenrückbuchung vermeidbare Missverständnisse zugrunde.

Technische Maßnahmen

1. 3D-Secure-Authentifizierung aktivieren: Dies kann helfen, Betrugs-Chargebacks um bis zu 70 % zu reduzieren. Außerdem hilft es, die Verantwortung zum Kartenaussteller zu verlagern (Liability Shift).
2. Adressverifizierung (AVS): Gleichen Sie Rechnungs- und Lieferadresse ab und implementieren Sie ein Risiko-Scoring, ggf. über Drittanbieter.
3. Velocity Checks: Implementieren Sie Mechanismen, um ungewöhnliche Bestellmuster zu erkennen und verdächtige Transaktionen automatisch zu blockieren.

Prozessuale Maßnahmen

1. Klare Kommunikation: Detaillierte Produktbeschreibungen und transparente Versand- und Rückgabebedingungen helfen dabei, Missverständnissen vorzubeugen und verbessern das Einkaufserlebnis des Kunden. Implementieren Sie eine proaktive Sendungsverfolgung, um nicht gelieferte Bestellungen zu regeln, bevor es zu einer Kundenrückbuchung kommt.
2. Dokumentation: Bewahren Sie Versandnachweise auf und archivieren Sie die Kundenkommunikation. Dies hilft Ihnen bei der Regelung von Chargebacks, insbesondere in Streitfällen Ihre Ansprüche durchzusetzen.
3. Kundenservice optimieren: Kundenrückbuchungen entstehen – wenn es sich nicht um Betrugsversuche handelt – häufig aus Unzufriedenheit oder Missverständnissen. Durch schnelle Reaktionszeiten und eine proaktive Problemlösung verbessern Sie die Kundenerfahrung und bleiben positiv in Erinnerung – selbst wenn einmal etwas schief läuft.

Fazit und Handlungsempfehlung

Mollie Chargebacks sind eine unvermeidbare Realität im E-Commerce, aber sie müssen kein buchhalterischer Albtraum sein. Die korrekte Verbuchung ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch essentiell für:

• Korrekte Steuerabführung und Vermeidung von Nachzahlungen
• Transparente Finanzdaten für bessere Geschäftsentscheidungen
• Effiziente Prozesse und Kosteneinsparungen
• GoBD-Compliance und Prüfungssicherheit

Unsere Empfehlung:

1. Sofortmaßnahmen: Implementieren Sie klare Prozesse für die Chargeback-Bearbeitung
2. Mittelfristig: Evaluieren Sie Automatisierungslösungen wie EasyPliant
3. Langfristig: Integrieren Sie Chargeback-Management in Ihre Gesamtstrategie

📚 Weiterführende Ressourcen

• Mollie Dokumentation zu Chargebacks
• BMF-Pressemitteilung zu geänderten Aufbewahrungsfristen
• DATEV-Schnittstellen Dokumentation

Dieser Artikel wurde zuletzt aktualisiert am 28. August 2025. Alle Angaben zu gesetzlichen Regelungen entsprechen dem Stand zum Zeitpunkt der Veröffentlichung und stellen keine steuerliche Beratung dar. Für verbindliche Auskünfte konsultieren Sie bitte Ihren Steuerberater.

Valentin Gavilan

Tax Specialist E-Commerce / Online-Händler

Steuerfachangestellter, Fachassistent für Digitalisierung und zertifizierter „Tax Specialist E-Commerce“. Beschäftigte sich schon in seiner Ausbildung primär mit dem Thema Onlinehandel, als das noch Stirnrunzeln auslöste.

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